Règlement général sur la protection des données
1. Dispositions générales
Le Règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, autrement appelé le Règlement général sur la protection des données (ci-après RGPD) fixe le cadre juridique applicable aux traitements de données à caractère personnel.
Le RGPD renforce les droits et les obligations des responsables de traitements, des sous-traitants, des personnes concernées et des destinataires des données.
Dans le cadre de son activité, VIDOLEO met en œuvre un traitement de données à caractère personnel regroupant les données de ses Utilisateurs et Clients.
Pour une bonne compréhension de la présente politique il est précisé que :
- Les Clients sont entendus comme toutes personnes physiques ou morales, engagées au titre des conditions générales de services auprès de VIDOLEO ;
- Les Utilisateurs sont entendus comme toute personne physique utilisatrice de la Plateforme, qu’ils soient client ou non de VIDOLEO, dont les contacts ont été collectés directement via des formulaires sur le site vidoleo.com (ci-après le « Site »), via des événements ou indirectement via tout partenaire de VIDOLEO.
Pour satisfaire à ses besoins, VIDOLEO met en œuvre et exploite des traitements de données à caractère personnel relatifs à ses Utilisateurs et Clients.
La présente politique a pour objet de satisfaire à l’obligation d’information de VIDOLEO et ainsi de formaliser les droits et les obligations de ses Utilisateurs et Clients au regard du traitement de leurs données à caractère personnel.
La présente politique de protection des données à caractère personnel a vocation à s’appliquer dans le cadre de la mise en place du traitement des données à caractère personnel des Utilisateurs et Clients de VIDOLEO.
La présente politique ne porte que sur les traitements dont VIDOLEO est responsable ainsi que sur les données qualifiées de « structurées ».
Le traitement de données à caractère personnel peut être géré directement par VIDOLEO ou par le biais d’un sous-traitant spécifiquement désigné par lui.
Cette politique est indépendante de tout autre document pouvant s’appliquer au sein de la relation contractuelle entre VIDOLEO et ses Utilisateurs et Clients, notamment ses conditions générales d’intervention ou sa politique cookies.
Cette politique sera communiquée, au moment de l’inscription des Utilisateurs et Clients sur le Site, dans le même temps que l’acceptation des conditions générales de services.
Les Utilisateurs verront cette politique de protection des données s’appliquer lors de leur usage du Site de VIDOLEO.
Aucun traitement n’est mis en œuvre par VIDOLEO concernant des données d’utilisateurs et Clients s’il ne porte pas sur des données à caractère personnel collectées par ou pour ses services ou traitées en relation avec ses services et s’il ne répond pas aux principes généraux du RGPD.
Tout nouveau traitement, modification ou suppression d’un traitement existant sera porté à la connaissance des clients et contacts par le biais d’une modification de la présente politique.
2. Les données des utilisateurs et clients
1. Type de données collectées
Données non techniques :
- Identité et identification (nom, prénom)
- Coordonnées (adresse e-mail)
- Vie personnelle (type de personne concernée par la demande de vidéo)
- Données bancaires le cas échéant
- Photographie / Vidéo (dans le cadre des vidéos réactions)
Données techniques :
- Données d’identification (adresse IP)
- Données de connexion (logs)
- Données d’acceptation (clic)
2. Origine des données
VIDOLEO collecte les données de ses Utilisateurs et Clients à partir de :
- Données fournies par le client (formulaire électronique de demande de vidéo, e-mail de contact) ;
- Données saisies en ligne (site web, application mobile, réseaux sociaux, …) ;
- Inscription à des événements organisés par VIDOLEO.
De manière exceptionnelle, VIDOLEO peut louer ou acquérir des bases de données.
La collecte peut aussi être indirecte via des partenaires et fournisseurs de VIDOLEO.
3. Finalités
Selon les cas, VIDOLEO traite les données de ses Utilisateurs et Clients pour les finalités suivantes :
- gestion de la relation utilisateurs (GRP) ;
- gestion de la relation client (GRC) ;
- gestion des événements organisés par VIDOLEO ;
- traitement de la demande de Vidéo personnalisée ;
- réception, modération et publication des Vidéos réactions ;
- envoi de nos newsletters ou fils d’informations ;
- réponses aux questions qui nous sont posées (par téléphone ou en ligne) ;
- amélioration de nos services ;
- community management ;
- réalisation de statistiques.
4. Durées de conservation
La durée de conservation des données de ses Utilisateurs et Clients est définie par VIDOLEO au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur elle et à défaut en fonction de ses besoins et notamment selon les principes suivants :
- Données relatives aux Clients : Pendant la durée des relations contractuelles avec VIDOLEO, augmentée de 3 ans à des fins de prospection commerciale, sans préjudice des obligations de conservation ou des délais de prescription.
- Données relatives aux Utilisateurs : Pendant une durée de 3 ans à compter de leur collecte par VIDOLEO ou du dernier contact émanent de l’Utilisateur.
- Données techniques : 1 an à compter de leur collecte
- Données bancaires : Les données relatives aux cartes bancaires sont supprimées dès la transaction réalisée (suppression dès le paiement effectif). Elles peuvent être conservées en archivage intermédiaire pour une finalité de preuve en cas d’éventuelle contestation de la transaction pour une durée de 13 mois. Ce délai peut être étendu à 15 mois afin de prendre en compte la possibilité d’utilisation de cartes de paiement à débit différé
- Cookies : 13 mois
Passé les délais fixés, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usages statistiques. Elles peuvent être conservées en cas de pré-contentieux et contentieux.
Il est rappelé aux Utilisateurs et Clients que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et que VIDOLEO n’est plus, par la suite, en mesure de les restaurer.
5. Demande de suppression
La suppression des données peut être demandée par l’Utilisateur à condition de respecter l’article 4.3 de ce document.
L’Utilisateur peut réaliser sa demande par email, à l’adresse suivante : hello@vidoleo.com ; ou en contactant directement le référent désigné à la protection des données, voir article 7.1.
6. Base légale
Les finalités de traitement présentées ci-dessus reposent sur les conditions de licéité suivantes :
Clients : Exécution pré-contractuelle ou contractuelle (conditions générales de services).
Utilisateurs : Exécution contractuelle (conditions générales de services), intérêt légitime et/ou consentement
3. Destinataires de données
VIDOLEO s’assure que les données ne soient accessibles qu’à des destinataires internes ou externes autorisés.
Les destinataires des données à caractère personnel des Utilisateurs et Clients au sein de VIDOLEO sont soumis à une obligation de confidentialité.
Par ailleurs, les données à caractère personnel pourront être communiquées à toute autorité légalement habilitée à en connaître. Dans ce cas, VIDOLEO n’est pas responsable des conditions dans lesquelles les personnels de ces autorités ont accès et exploitent les données.
1. Concernant les clients
Destinataires internes :
- Chaque salarié de VIDOLEO
- Chaque associé de VIDOLEO
- Chaque ambassadeur de VIDOLEO
Destinaires externes :
- Prestataires ou services support (ex prestataire informatique, prestataires audiovisuels, etc…) ;
- Les talents auteurs des vidéos ;
- Les bénéficiaires des vidéos ;
- Le personnel habilité des services chargés du contrôle (commissaire aux comptes, services chargés des procédures internes du contrôle, etc.) ;
- Administration, auxiliaire de justice le cas échéant.
4. Gestion des droits des personnes
1. Droit d’accès (Droit de copie)
Les Utilisateurs et Clients disposent traditionnellement d’un droit de demander à VIDOLEO la confirmation que des données les concernant sont ou non traitées.
Les Utilisateurs et Clients disposent également d’un droit d’accès, ce dernier étant conditionné au respect des règles suivantes :
- la demande émane de la personne elle-même et est accompagnée d’une copie d’un titre d’identité, à jour ;
- être formulée par écrit à l’adresse email hello@vidoleo.com.
Les Utilisateurs et Clients ont le droit de demander une copie de leurs données à caractère personnel faisant l’objet du traitement auprès de VIDOLEO. Toutefois, en cas de demande de copie supplémentaire, VIDOLEO pourra exiger la prise en charge financière de ce coût par les Utilisateurs et Clients.
Si les Utilisateurs et Clients présentent leur demande de copie des données par voie électronique, les informations demandées lui seront fournies sous une forme électronique d’usage courant, sauf demande contraire.
Les Utilisateurs et Clients sont informés que ce droit d’accès ne peut porter sur des informations ou données confidentielles ou encore pour lesquelles la loi n’autorise pas la communication.
Le droit d’accès ne doit pas être exercé de manière abusive c’est-à-dire réalisé de manière régulière dans le seul but de déstabiliser VIDOLEO.
2. Mise à jour - Actualisation et rectification
VIDOLEO satisfait aux demandes de mise à jour :
- automatiquement pour les modifications en ligne sur des champs qui techniquement ou légalement peuvent être mis à jour ;
- sur demande écrite émanant de la personne elle-même qui doit justifier de son identité.
3. Droit à l'effacement
Le droit à l’effacement des Utilisateurs et Clients ne sera pas applicable dans les cas où le traitement est mis en œuvre pour répondre à une obligation légale.
En dehors de cette situation, les Utilisateurs et Clients pourront demander l’effacement de leurs données dans les cas limitatifs suivants :
- les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
- lorsque la personne concernée retire le consentement sur lequel est fondé le traitement et qu’il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement ;
- la personne concernée s’oppose à un traitement nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par VIDOLEO et qu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;
- la personne concernée s’oppose à un traitement de ses données à caractère personnel à des fins de prospection, y compris au profilage ;
- les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite.
Conformément à la législation sur la protection des données à caractère personnel, les Utilisateurs et Clients sont informés qu’il s'agit d'un droit individuel qui ne peut être exercé que par la personne concernée relativement à ses propres informations : pour des raisons de sécurité, le service concerné devra donc vérifier votre identité afin d'éviter toute communication d'informations confidentielles vous concernant à une autre personne que vous.
4. Droit à la limitation
Les Utilisateurs et Clients sont informés que ce droit n’a pas vocation à s’appliquer dans la mesure où le traitement opéré par VIDOLEO est licite et que toutes les données à caractère personnel collectées sont nécessaires à l’exécution du contrat commercial.
5. Droit à la portabilité
VIDOLEO fait droit à la portabilité des données dans le cas particulier des données communiquées par les Utilisateurs et Clients eux-mêmes, sur des services en ligne proposés par VIDOLEO et pour les finalités reposant sur les seuls consentements des personnes et exécution d’un contrat. Dans ce cas les données seront communiquées dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine.
6. Décision individuelle automatisée
VIDOLEO ne procède pas à des décisions individuelles automatisées.
7. Droit post mortem
Les Utilisateurs et Clients sont informés qu’ils disposent du droit de formuler des directives concernant la conservation, l’effacement et la communication de leurs données post-mortem. La communication de directives spécifiques post-mortem et l’exercice de leurs droits s’effectuent par courrier électronique à l’adresse hello@vidoleo.com, accompagné d’une copie d’un titre d’identité signé.
5. Dispositions complémentaires
1. Caractère facultatif ou obligatoire des réponses
Les Utilisateurs et Clients sont informés sur chaque formulaire de collecte des données à caractère personnel du caractère obligatoire ou facultatif des réponses par la présence d’un astérisque.
Dans le cas où des réponses sont obligatoires, VIDOLEO explique aux Utilisateurs et Clients les conséquences d’une absence de réponse.
2. Droit d'usage
VIDOLEO se voit conférer par les Utilisateurs et Clients un droit d’usage et de traitement de leurs données à caractère personnel pour les finalités exposées ci-dessus.
Toutefois, les données enrichies qui sont le fruit d’un travail de traitement et d’analyse de VIDOLEO, autrement appelées les données enrichies, demeurent sa propriété exclusive (analyse d’usage, statistiques, etc.).
3. Sous-traitance
VIDOLEO informe ses Utilisateurs et Clients qu’il pourra faire intervenir tout sous-traitant de son choix dans le cadre du traitement de leurs données à caractère personnel.
Dans ce cas, VIDOLEO s’assure du respect par le sous-traitant de ses obligations en vertu du RGPD.
VIDOLEO s’engage à signer avec tous ses sous-traitants un contrat écrit et impose aux sous-traitants les mêmes obligations en matière de protection des données que lui. De plus, VIDOLEO se réserve le droit de procéder à un audit auprès de ses sous-traitants afin de s’assurer du respect des dispositions du RGPD.
4. Registre des traitements
VIDOLEO n’est pas tenu de procéder à la mise en œuvre d’un registre des traitements.
6. Sécurité
1. Mesures de sécurité
Il appartient à VIDOLEO de définir et de mettre en œuvre les mesures techniques de sécurité, physique ou logique, qu’il estime appropriées pour lutter contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée des données de manière accidentelle ou illicite.
Parmi ces mesures figurent principalement :
gestion des habilitations pour l’accès aux données ;
mesures de sauvegarde interne ;
processus d’identification ;
l’utilisation d’un protocole ou de solutions de sécurité.
Pour ce faire, VIDOLEO peut se faire assister de tout tiers de son choix pour procéder, aux fréquences qu’il estimera nécessaires, à des audits de vulnérabilité ou des tests d’intrusion. En tout état de cause, VIDOLEO s’engage, en cas de changement des moyens visant à assurer la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel, à les remplacer par des moyens d’une performance supérieure. Aucune évolution ne pourra conduire à une régression du niveau de sécurité.
En cas de sous-traitance d’une partie ou de la totalité d’un traitement de données à caractèr, personnel, VIDOLEO s’engage à imposer contractuellement à ses sous-traitants des garanties de sécurité par le biais de mesures techniques de protection de ces données et les moyens humains appropriés.
2. Violation de données
En cas de violation de données à caractère personnel, VIDOLEO s’engage à en notifier à la Cnil dans les conditions prescrites par le RGPD. Si ladite violation fait peser un risque élevé pour les Utilisateurs et Clients et que les données n’ont pas été protégées, VIDOLEO : - en avisera les Utilisateurs et Clients concernés ; - communiquera aux Utilisateurs et Clients concernés les informations et recommandations nécessaires.
7. Contacts
1. Référant à la protection des données
VIDOLEO a désigné un référent à la protection des données. Les coordonnées de ce référent données personnelles sont les suivantes :
- Nom : Nicolas Poulet-Alinat
- Adresse e-mail : nicolas@vidoleo.com
2. Droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL
Les Utilisateurs et Clients concernés par le traitement de leurs données à caractère personnel sont informés de leur droit d’introduire une plainte auprès d'une autorité de contrôle, si celui-ci estime que le traitement de données à caractère personnel le concernant n'est pas conforme à la réglementation européenne de protection des données.
8. Évolution
La présente politique peut être modifiée ou aménagée à tout moment en cas d’évolution légale, jurisprudentielle, des décisions et recommandations de la Cnil ou des usages.
Toute nouvelle version de la présente politique sera portée à la connaissance des Utilisateurs et Clients par tout moyen choisi par VIDOLEO en ce compris la voie électronique (diffusion par courrier électronique ou en ligne par exemple).
9. Pour plus d'informations
Pour toutes informations complémentaires, vous pouvez contacter notre référent à la protection des données à l’adresse électronique suivante : hello@vidoleo.com.
Pour toute autre information plus générale sur la protection des données personnelles, vous pouvez consulter le site de la Cnil www.cnil.fr.
